A céges elektromos autók otthoni töltésének elszámolása nem maga a töltés miatt jelent kihívást, hanem a visszakövethető adatok és az egységes adminisztráció hiánya miatt. Egy háztartás villanyszámlájából ugyanis nem lehet egyszerűen megmondani, hogy abból mennyi fogyasztás kapcsolódik a céges elektromos autó töltéséhez.
Miért jelent kihívást a céges elektromos autók otthoni töltésének elszámolása?
Otthon ugyanarról a villamos hálózatról működik a világítás, a mosógép, a sütő, a klíma, a fűtés, a számítógép és sok más háztartási eszköz is. Ha a munkavállaló ezen a hálózaton tölti a céges autót, a teljes fogyasztás egyetlen számlán jelenik meg.
Ezért a munkáltatónak nem elég a villanyszámla teljes összegéből meghatároznia a költségtérítést. Ahhoz, hogy az otthoni töltés elszámolása átlátható legyen, külön kell látnia:
- melyik céges elektromos autót töltötték;
- mikor történt a töltés;
- hol történt;
- milyen töltési adatok kapcsolódnak az adott járműhöz;
- és milyen összeg kapcsolható az adott töltéshez.
Ha ezek az adatok nem állnak rendelkezésre, a költségtérítés könnyen becslésekre vagy kézzel vezetett nyilvántartásokra épülhet.
A becslés mindkét félnek kényelmetlen
Egy munkavállaló természetesen el tudja mondani, hogy rendszeresen tölti otthon a céges autót. Ez azonban önmagában még nem ad pontos alapot az elszámoláshoz.
Ha nincs egységes, dokumentált folyamat, havonta újra előkerülhetnek ugyanazok a kérdések:
- Mennyi volt az otthoni töltés?
- Melyik időszakra vonatkozik?
- Volt-e közben telephelyi vagy nyilvános töltés?
- Az adott töltés valóban a munkavállaló otthoni töltési helyszínéhez kapcsolódik?
- Milyen adat alapján történjen a költségtérítés?
A munkavállaló oldaláról ez felesleges adminisztrációt jelenthet. A munkáltatónak pedig ellenőriznie, egyeztetnie és jóváhagynia kell az adatokat. Egyetlen járműnél ez még kezelhető lehet, de több céges elektromos autó esetén a folyamat gyorsan átláthatatlanná válhat.
Nem minden töltés történik ugyanott
Egy céges elektromos autó nem kizárólag a munkavállaló otthonában tölthető. Előfordulhat, hogy a jármű:
- a vállalat telephelyén tölt;
- nyilvános töltőállomáson tölt;
- az egyik munkavállaló otthonában tölt;
- vagy több sofőr használja, akik különböző helyszíneken töltik fel.
Ezért nem elég annyit tudni, hogy az adott autó egy hónap alatt mennyi energiát használt fel. A költségtérítéshez azt is el kell különíteni, hogy melyik töltés kapcsolódik egy adott munkavállaló otthonához.
A helyszín és az időpont tehát nem mellékes információ: ezek segítenek értelmezni, hogy egy töltés mihez és kihez köthető.
Több sofőr esetén még összetettebb a helyzet
A céges elektromos autót nem mindig egyetlen munkavállaló használja. Flottában, kulcsos (pool) autóknál, szervizes vagy értékesítői járműveknél gyakori, hogy ugyanazt a céges autót több kolléga vezeti. Ilyenkor az otthoni töltés elszámolása nemcsak jármű-, hanem használó- és helyszínkérdés is.
Külön kérdés lehet, hogy ki töltötte az autót, milyen időszakban használta, és melyik otthoni töltéshez kapcsolódik a költségtérítés. Ha ezeket az információkat kézzel kell összegyűjteni, abból könnyen félreértés vagy hosszas egyeztetés lehet.
A munkáltató számára fontos, hogy a töltési adat szükség esetén ne csak a járműhöz, hanem a használó személyhez is kapcsolható legyen. A munkavállalónak pedig az az érdeke, hogy a ténylegesen elhasznált, céges autóhoz kapcsolódó energia térítése egyértelmű legyen.
A töltőpont adata és a jármű töltési adata nem ugyanaz
Az otthoni töltés elszámolásánál gyakran összemosódik két különböző adat:
- Mennyi villamos energia került át a töltési ponton?
- Milyen töltési adat kapcsolódik magához a céges elektromos autóhoz?
A két adat más-más kérdésre ad választ. A töltőpont által rögzített adat a hálózatból felvett energiáról ad információt, míg a járműoldali monitorozás azt segít követni, mi történik magával az autóval a töltés során. Az átlátható elszámoláshoz ezért a munkáltatónak pontosan tudnia kell, melyik adatot milyen célra kezeli.
Az adminisztráció a flottával együtt nő
Egy-két céges elektromos autó otthoni töltését még lehet manuálisan követni. Egy bővülő elektromosautó-flottánál azonban már sokkal több a változó:
- különböző járművek;
- több munkavállaló és sofőr;
- több otthoni töltési helyszín;
- eltérő villamosenergia-árak;
- telephelyi és nyilvános töltések;
- havi pénzügyi elszámolások.
Ilyenkor a táblázatok és egyedi munkavállalói nyilatkozatok önmagukban hamar kevésnek bizonyulhatnak. Minél több manuális lépés van a folyamatban, annál nagyobb az esélye annak, hogy valami kimarad, pontatlanul kerül rögzítésre, vagy csak késve jut el a pénzügyhöz.
Az elszámoláshoz nemcsak adat, hanem egységes folyamat is kell
A munkáltatónak nemcsak azt kell látnia, milyen töltési adatok kapcsolódnak egy céges autóhoz. A költségtérítéshez azt is következetesen kell kezelni, hogy mely töltések számolhatók el, milyen időszakra vonatkoznak, ki használta az autót, és milyen dokumentáció támasztja alá az adott tételt.
Ez különösen fontos több járművet üzemeltető flottáknál. Ha az adatok e-mailekben, táblázatokban és egyedi munkavállalói nyilatkozatokban jelennek meg, a havi adminisztráció könnyen lassúvá és hibalehetőségekkel telivé válik.
A céges elektromos autó otthoni töltésének elszámolása tehát nem csupán villanyszámla-kérdés. Adatkezelési, adminisztrációs és flottamenedzsment-kérdés is.
Hogyan segít a Skyguard E-Car Manager?
A Skyguard E-Car Manager a céges elektromos autók otthoni töltésének elszámolásához szükséges adatokat rendezi átlátható rendszerbe. Monitorozza, mikor és hol történik a töltés, és rendszám szerinti havi riportot készít a járművek töltési adatairól.
Így a munkáltató nem becslésekből vagy kézzel vezetett táblázatokból dolgozik. A töltési adatok dokumentált, visszakövethető alapot adnak a költségtérítés kezeléséhez, és több sofőrrel használt céges autóknál is segítenek elkülöníteni a töltéseket helyszín és használó szerint.
A Skyguard E-Car Manager kevesebb manuális adminisztrációval, átláthatóbb folyamattal támogatja az otthoni töltések kezelését a vállalati flottában.
